Puedes encontrar el enlace de acceso al servicio de los diferentes entes usuarios de Representa en la FAQ Organismos dados de alta en Representa.
El acceso al portal para la gestión de representaciones se realiza a través del servicio de integración de identidades "VÀLid" del AOC. A través de este servicio puedes identificarte con idCAT Móvil. Cl@ve, idCAT Certificado o cualquier otro certificado digital.
Accede al portal de la ciudadanía (el enlace de cada portal lo encontrarás en la web de cada organismo usuario del servicio), pestaña “Quiero que me represente” e introduce los datos del representante:
Entonces indica qué tipo de representación deseas: General, Un Organismo o Trámites y todos los datos necesarios de la misma: Capacidad y Vigencia. (Más información en ¿Qué es una representación o un apoderamiento? >> Tipos de apoderamientos). En el caso de las representaciones en un organismo concreto o en trámites, deberá indicarse el Organismo y en el último caso también el trámite.
Antes de inscribir la representación aparecerá una pantalla para confirmar si los datos son correctos o cancelar la acción.
Si pulsas confirmar, aparecerán los detalles de la misma, donde indica que la representación queda como “Pendiente de aceptación” y será necesario que el representante la acepte explícitamente para ser “Válida”
Si has indicado tu correo electrónico y has indicado que quieres recibir avisos, recibirás una comunicación al respecto.
Accede al portal de la ciudadanía, pestaña “Quiero representar”.
Hay que indicar el tipo de representación (general, organismo y en trámites), la capacidad y la vigencia del poder (más información en ¿Qué es una representación o un apoderamiento? >>Tipo de apoderamientos).
A partir de ahí podemos tener dos situaciones:
- Si tenemos documentación que refrende la representación, será necesario adjuntarla, la administración revisará y decidirá si la representación es válida o no.
- Si no tenemos documentación que refrende la representación, podemos crear la representación sin ella y entonces, el poderdante (persona que nos otorga los poderes) deberá aceptarla explícitamente.
Entonces pulsa “Inscribir” y aparecerá una pantalla con todos los datos pidiendo si se desea confirmar o cancelar la inscripción.
Si pulsas confirmar, se descarga un justificante en pdf de la inscripción y aparecerán los detalles de la misma, donde se indica:
- que la representación está pendiente de validar (en caso de que adjuntemos documentación)
- que la representación está pendiente de aceptar (en caso de que no adjuntemos documentación)
Si has indicado tu correo-e y/o teléfono y has indicado que quieres recibir avisos, recibirás una comunicación cuando la representación haya sido validada o si finalmente se denegada.
En relación a una representación concreta, se pueden descargar dos tipos de justificantes, buscando la representación desde la pestaña "Inicio" o bien, desde la pestaña de "Consulta y Gestión" y accediendo a la vista detalle de la misma y pulsando el botón "Acciones":
Justificante de solicitud: es un justificante que se genera automáticamente cuando se envía la solicitud al sistema e informa sobre los datos de la solicitud efectuada. Sin embargo, este documento también se puede recuperar desde el detalle de la representación pulsando el botón “Acciones” > “Justificando inscripción”.
Justificante de representación : es un informe que recoge toda la información relativa a una representación concreta, incluyendo su el ciclo de vida y por tanto, el estado actual de la misma, y que se puede generar cuando se visualizan los detalles de una representación pulsando el botón “Acciones” > “Exportar a pdf”.
Sí. Según los argumentos que se expondrán a continuación, las personas jurídicas estarían obligadas a realizar y gestionar apoderamientos en electrónico.
Otorgar un empoderamiento no es un procedimiento administrativo, sino la capacidad de obrar en el procedimiento administrativo, un requisito previo para actuar.
Si nos fijamos en el artículo 14 de la LPAC, “Derecho y obligación de relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas” (ubicado sistemáticamente en la Ley en el título II “De la actividad de las Administraciones Públicas” capítulo I “Normas generales de actuación”), existe una redacción dispar respecto a relación de las personas físicas y jurídicas con la Administración.
El artículo menciona la posibilidad de las personas físicas de relacionarse electrónicamente o no con las Administraciones públicas y, entre estas relaciones, además del procedimiento administrativo, indica expresamente la comunicación con la Administración. En cambio, en el punto 2 especifica que para las personas jurídicas existe obligación de relacionarse electrónicamente con las administraciones públicas para llevar a cabo cualquier trámite de un procedimiento administrativo.
Por tanto, para las personas jurídicas la relación administrativa hace referencia a trámites de un procedimiento administrativo y para las físicas se considera que esta relación puede ser una mera comunicación.
Teniendo en cuenta esta discrepancia, que este artículo no está dentro del Título IV de las disposiciones sobre el procedimiento administrativo común y que, además, la voluntad del legislador con las leyes 39 y 40 es avanzar en la implantación de la administración electrónica, se hace una interpretación sistemática de acuerdo con el espíritu de la norma y se considera obligatoria la tramitación electrónica por a determinados colectivos, entre ellos las personas jurídicas.
Representa no requiere firmar con certificado digital la solicitud de inscripción procedente del portal de ciudadano porque es de aplicación lo previsto en el art.11.1 de la Ley 39/2015, por lo que es suficiente con la identificación realizada con VALID y finalizar la inscripción clicando en el botón “Inscribir”, que permite dejar constancia de la voluntad de la persona compareciendo (y la favorece en tanto que simplifica el trámite).
Si quieres inscribir una representación y adjuntar documentación que la acredita, ésta debe ser “ cualquier medio válido en Derecho que deje constancia fidedigna de su existencia ” (artículo 5.4 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas, LPACAP).
Sólo se admiten documentos notariales o documentos privados verificados por cualquier otro fedatario público por ser los únicos que reúnen los requisitos de la LPACAP. Con carácter general, quedan excluidos otros documentos como, por ejemplo, escaneos sin elementos de autenticidad o fotografías (más información al final de este apartado).
Cuando finalices el proceso de solicitud de inscripción con documentación adjunta, tu petición queda en estado “Pendiente de validación” y la asesoría jurídica del ente analizará si el documento acredita de forma fidedigna la representación:
- Si es un documento admitido y la asesoría competente en la tramitación lo valora de forma positiva, la representación se incorporará al Representa y cambiará el estado a "Válida".
- Si, por el contrario, el informe es desfavorable porque el documento no es admisible o se aprecia una falta o insuficiencia de autorización, se requerirá a la subsanación. Tendrás 10 días para aportar nueva documentación o bien, se desestimará tu solicitud (cambiará el estado a “Denegada”).
Otras cuestiones prácticas a destacar relativas a la inscripción de las representaciones:
- Si eres la persona que otorga el poder de representación alguna otra ("quiero que me represente") puedes otorgar una representación sin adjuntar ningún documento (representación apud acta ); tendrás que esperar a que la persona representante acepte la representación. Se recomienda utilizar preferiblemente esta solicitud de inscripción por ser más rápida y sencilla de gestionar.
- ¿Puedes aportar fotocopia de un documento? Las fotocopias no son medios válidos en derecho para acreditar las representaciones, ni tampoco los documentos firmados entre particulares.
Sin embargo, si quieres inscribir una representación para actuar ante una Administración concreta o para realizar un trámite concreto ante una Administración (poderes tipos B y C), la aceptación y suficiencia de la documentación depende del criterio de la asesoría que la comprueba.
- En determinadas ocasiones y para determinados trámites, las inscripciones en el registro de asociaciones o análogos, referentes a la representación, pueden considerarse medios fidedignos (a valoración de la asesoría jurídica que realiza la validación).
- Si el documento notarial aportado no tiene el CSV (código seguro de verificación), ten en cuenta que debe ser un documento original electrónico o una copia auténtica, proporcionada por una oficina de asistencia en materia de registro.
- Mientras no esté operativa la integración con otros Registros electrónicos de apoderamientos, puedes adjuntar Certificados de inscripción a APODERA si tienen suficiente información sobre la representación.
- También puede aportarse un certificado expedido por el Registro Mercantil con un CSV.
- No estás obligado a inscribir la representación en Representa. La inscripción agiliza la tramitación electrónica cuando actúas en nombre de alguien para que ahorres justificar la capacidad de representación cada vez.
Por eso, no es recomendable inscribirse en el Representa si sólo realizarás un único trámite.
- A pesar de los cambios en el formato del libro de familia, es habitual acompañarle como documento acreditativo de la representación. De ser el caso, debe ser una copia auténtica o tener un CSV que permita comprobar la autenticidad.
La plataforma comprueba que no existan representaciones coincidentes entre dos personas, impidiendo su creación. De esta forma, si creamos una representación que coincide total o parcialmente en ámbito y/o tiempo con otra, aparece este mensaje de error y no se permite la generación.
Así por ejemplo, si tenemos una representación en la que el NIF 1234567A otorga poderes generales al NIF 1122334455B durante 2023, no podemos crear otra a un Organismo concreto o trámite específico, por ejemplo, durante septiembre de 2023, dado que la del organismo/trámite ya está englobada en la general.
El servicio Representa envía un correo-e y/o SMS cuando se realiza un cambio de estado en la representación, siempre que en la realización de la representación se informe del correo-e y/o teléfono y se autorice el envío de comunicaciones tanto de quien da los poderes (poderdante) y de quien recibe los poderes (representantes)
De esta forma, se envía un correo-e y/o SMS cada vez que se realiza:
- alta
- revocación
- renuncia
- validación de una representación pendiente de validación (indica que se ha dado de alta)
- denegación de una representación pendiente de validación
- aceptación de una representación pendiente de aceptación (indica que se ha dado de alta)
- anulación
En caso de que una representación caduque, se envía un aviso de caducidad:
- 1 mes antes
- 1 semana
- en el momento de la caducidad
Cuando una representación queda en pendiente de aceptación, se envía un correo electrónico:
- 1 semana después
- 1 mes después