Vous pouvez trouver le lien d’accès au service pour les différentes entités utilisateur Representa dans la FAQ sur les entrées inscrites Representa.
L'accès au portail de gestion des représentations se fait via le service d'intégration d'identité « VÀLid » de l'AOC. Grâce à ce service, vous pouvez vous identifier auprès de idCAT Mobile. Cl@ve, idCAT Certificat ou tout autre certificat numérique.
Accédez au portail citoyen (vous trouverez le lien de chaque portail sur le site Internet de chaque organisme utilisant le service), cliquez sur l'onglet « Je souhaite être représenté » et saisissez les coordonnées du représentant :
Indiquez ensuite le type de représentation que vous souhaitez : générale, un organisme ou des procédures et toutes les données nécessaires de celui-ci : capacité et validité. (Plus d'informations dans Qu'est-ce qu'une représentation ou une procuration ? >> Types de procurations). En cas de représentations auprès d'un organisme ou de procédures spécifiques, il sera nécessaire d'indiquer l'organisme et dans ce dernier cas également la procédure.
Avant d'enregistrer la représentation, un écran apparaîtra pour confirmer si les données sont correctes ou annuler l'action.
Si vous appuyez sur confirmer, les détails de celle-ci apparaîtront, où il sera indiqué que la représentation reste comme "En attente d'acceptation" et il sera nécessaire que le représentant l'accepte explicitement pour qu'elle soit "Valide".
Si vous avez fourni votre adresse e-mail et indiqué que vous souhaitez recevoir des notifications, vous recevrez une communication à ce sujet.
Accédez au portail de la citoyenneté, onglet « Je veux représenter ».
Il est nécessaire d'indiquer le type de représentation (générale, organisme et procédures), la qualité et la validité de la procuration (plus d'informations dans Qu'est-ce qu'une représentation ou une procuration ? >>Types de procurations).
A partir de là, nous pouvons avoir deux situations :
- Si nous disposons de documents qui soutiennent la représentation, ils doivent être joints, l'administration examinera et décidera si la représentation est valide ou non.
- Si nous ne disposons pas de documents qui soutiennent la représentation, nous pouvons créer la représentation sans et alors, le mandataire (la personne qui nous accorde les pouvoirs) devra l'accepter explicitement.
Appuyez ensuite sur « S'inscrire » et un écran apparaîtra avec toutes les données vous demandant si vous souhaitez confirmer ou annuler l'inscription.
Si vous appuyez sur confirmer, une preuve pdf de l'inscription sera téléchargée et les détails de celle-ci apparaîtront, où il est indiqué :
- que la représentation est en attente de validation (dans le cas où nous joignons de la documentation)
- que la représentation est en attente d'acceptation (dans le cas où nous ne joignons pas de documentation)
Si vous avez indiqué votre e-mail et indiqué que vous souhaitiez recevoir des notifications, vous recevrez une communication lorsque la représentation aura été validée ou, si elle est finalement refusée.
En ce qui concerne une représentation spécifique, deux types de reçus peuvent être téléchargés, soit en recherchant la représentation depuis l'onglet "Accueil" soit depuis l'onglet "Consultation et gestion" et en accédant à la vue détaillée de celle-ci et en appuyant sur le bouton "Actions". bouton:
Preuve de candidature : est un reçu qui est automatiquement généré lorsque la demande est soumise au système et qui rend compte des données de la demande effectuée. Toutefois, ce document peut également être récupéré à partir du détail de la représentation en appuyant sur le bouton « Actions » > « Justification de l'inscription ».
Justification de la représentation : c'est un rapport qui collecte toutes les informations liées à une représentation spécifique, y compris son cycle de vie et donc son état actuel, et qui peut être généré lors de la visualisation des détails d'une représentation en appuyant sur le bouton « Actions » > « Exporter vers pdf ».
Oui. Selon les arguments qui seront présentés ci-dessous, les personnes morales seraient obligées de rédiger et de gérer des procurations sous forme électronique.
L'octroi d'une procuration n'est pas une procédure administrative mais la capacité d'agir dans la procédure administrative, une condition préalable pour agir.
Si l'on regarde l'article 14 de la LPAC, "Droit et obligation d'avoir des relations électroniques avec les Administrations Publiques" (systématiquement situé dans la Loi au titre II "Sur l'activité des Administrations Publiques" chapitre I "Règlement des actions générales"), on y trouve Il existe une formulation disparate concernant les relations des personnes physiques et morales avec l’Administration.
L'article mentionne la possibilité pour les personnes physiques d'avoir des relations électroniques ou non avec les Administrations Publiques et, parmi ces relations, outre la procédure administrative, il indique expressément la communication avec l'Administration. En revanche, au point 2, il précise que pour les personnes morales, il existe une obligation d'établir des relations électroniques avec les administrations publiques afin d'effectuer toute procédure administrative.
Par conséquent, pour les personnes morales, la relation administrative fait référence aux formalités d'une procédure administrative et pour les personnes physiques, on considère que cette relation peut être une simple communication.
Compte tenu de cette divergence, le fait que cet article n'entre pas dans le cadre Titre IV des dispositions relatives à la procédure administrative commune et que, en outre, la volonté du législateur avec les lois 39 et 40 est de faire progresser la mise en œuvre de l'administration électronique, une interprétation systématique est faite conformément à l'esprit de la règle et le traitement électronique est considéré comme obligatoire pour certains groupes, notamment entités juridiques.
Representa ne nécessite pas de signer avec un certificat numérique la demande d'inscription du portail citoyen car les dispositions de l'art.11.1 de la loi 39/2015 s'appliquent, il suffit donc de s'identifier avec VALIDE et de compléter l'inscription en cliquant sur le bouton "S'inscrire", ce qui permet d'enregistrer le testament de la personne comparant (et le favorise car il simplifie la procédure).
Si vous souhaitez enregistrer une représentation et joindre les documents qui l'accréditent, il doit s'agir de « tout moyen légalement valable qui laisse une preuve fiable de son existence » (article 5.4 de la loi 39/2015 du 1er octobre de procédure administrative commune des administrations publiques. , LPACAP).
Seuls les actes notariés ou les actes sous seing privé vérifiés par tout autre notaire public sont acceptés car ce sont les seuls qui répondent aux exigences du LPACAP. De manière générale, les autres documents sont exclus comme par exemple les scans sans éléments d'authenticité ou les photographies (plus d'informations à la fin de cette rubrique).
Lorsque vous terminez le processus de demande d'enregistrement avec les documents joints, votre demande reste dans le statut « En attente de validation » et les conseils juridiques de l'US analyseront si le document accrédite de manière fiable la représentation :
- S'il s'agit d'un document admis et que l'organisme consultatif chargé du traitement l'évalue positivement, la déclaration sera intégrée au Representa et le statut passera à « Valide ».
- Si, en revanche, le rapport est défavorable parce que le document n'est pas recevable ou qu'un manque ou une insuffisance d'autorisation est apprécié, la modification sera requise. Vous aurez 10 jours pour fournir de nouveaux documents, sinon votre demande sera rejetée (le statut passera à « Refusé »).
Autres questions pratiques à souligner liées à l’enregistrement des représentations :
- Si vous êtes la personne qui accorde le pouvoir de représentation à quelqu'un d'autre (« Je veux qu'il me représente »), vous pouvez accorder une représentation sans joindre aucun document (représentation apud acta ) ; vous devrez attendre que la personne représentative accepte la représentation. Il est recommandé de préférer utiliser cette demande d’inscription car elle est plus rapide et plus simple à gérer.
- Pouvez-vous fournir une photocopie d'un document ? Les photocopies ne sont pas des moyens légalement valables de certifier des représentations, et les documents signés entre particuliers ne le sont pas non plus.
Cependant, si vous souhaitez enregistrer une représentation pour agir devant une Administration spécifique ou pour effectuer une procédure spécifique devant une Administration (pouvoirs de type B et C), l'acceptation et la suffisance de la documentation dépendent des critères du cabinet de conseil qui la vérifie. .
- À certaines occasions et pour certaines procédures, les inscriptions au registre des associations ou similaire, faisant référence à la représentation, peuvent être considérées comme un moyen fiable (selon l'appréciation du conseil juridique qui effectue la validation).
- Si l'acte notarié fourni ne possède pas le CSV (Secure Verification Code), veuillez noter qu'il doit s'agir d'un document électronique original ou d'une copie authentique, fournie par un bureau d'aide à l'enregistrement.
- Tant que l'intégration avec d'autres Registres Electroniques de Procurations n'est pas opérationnelle, vous pouvez joindre des Certificats d'Enregistrement aux PROCURATIONS s'ils disposent de suffisamment d'informations sur la représentation.
- Vous pouvez également fournir un certificat délivré par le Registre du Commerce avec un CSV.
- Vous n’êtes pas obligé d’enregistrer la représentation auprès de Representa. L'inscription accélère le traitement électronique lorsque vous agissez pour le compte d'autrui car vous évitez de devoir justifier à chaque fois votre capacité de représentation.
Pour cette raison, il n'est pas recommandé de s'inscrire à Representa si vous n'effectuez qu'une seule procédure.
- Malgré les changements de format du livret de famille, il est habituel de l'accompagner d'un document certifiant la représentation. Si tel est le cas, il doit s'agir d'une copie authentique ou disposer d'un CSV permettant de vérifier l'authenticité.
La plateforme vérifie qu'il n'y a pas de représentations correspondantes entre deux personnes, empêchant ainsi leur création. De cette façon, si nous créons une représentation qui correspond totalement ou partiellement en termes de portée et/ou de temps à une autre, ce message d'erreur apparaît et la génération n'est pas autorisée.
Ainsi, par exemple, si nous avons une représentation dans laquelle le NIF 1234567A accorde des pouvoirs généraux au NIF 1122334455B au cours de l'année 2023, nous ne pouvons pas en créer une autre pour une agence ou une procédure spécifique, par exemple au cours du mois de septembre 2023, étant donné que l'organisme/la procédure est déjà inclus dans le général.
Le service Representa envoie un e-mail lorsqu'un changement de statut est effectué dans la représentation, à condition que l'e-mail soit signalé au moment de la représentation et que l'envoi de communications soit autorisé tant de la part de la personne qui donne le pouvoir (pouvoir de mandataire) et de qui il reçoit des procurations (représentants)
De cette façon, un email est envoyé à chaque fois :
- haut
- révocation
- démission
- validation d'une représentation en attente de validation (indique qu'elle a été enregistrée)
- refus d'une représentation en attente de validation
- acceptation d'une représentation en attente d'acceptation (indique qu'elle a été enregistrée)
- annulation
En cas d'expiration d'une représentation :
- avis d'expiration 1 mois avant
- avis d'expiration dans 1 semaine
- expiration
Lorsqu'une représentation est en attente d'acceptation, un email est envoyé :
- avis en attente d'acceptation 1 semaine plus tard
- avis en attente d'acceptation 1 mois plus tard
