Puoi trovare il collegamento di accesso al servizio per le diverse entità utente Representa nelle domande frequenti sulle voci iscritte Representa.
L'accesso al portale per la gestione delle rappresentanze avviene tramite il servizio di integrazione identità “VÀLid” dell'AOC. Attraverso questo servizio puoi identificarti con idCAT Mobile. Cl@ve, idCAT Certificato o qualsiasi altro certificato digitale.
Accedi al Portale del cittadino (troverai il link per ogni portale sul sito di ciascun ente che utilizza il servizio), clicca sulla scheda “Voglio essere rappresentato” e inserisci i dati del rappresentante:
Indica poi che tipo di rappresentanza desideri: Generale, un Organismo o Procedure e tutti i dati necessari della stessa: Capacità e Validità. (Maggiori informazioni in Cos'è una rappresentanza o una procura? >> Tipi di procure). In caso di ricorsi ad uno specifico organismo o procedura, sarà necessario indicare l'Organismo e in quest'ultimo caso anche la procedura.
Prima di registrare la rappresentazione, apparirà una schermata per confermare se i dati sono corretti o annullare l'azione.
Se si preme conferma, appariranno i dettagli della stessa, dove si indica che la rappresentanza rimane come "In attesa di accettazione" e sarà necessario che il rappresentante la accetti esplicitamente per essere "Valida"
Se hai fornito il tuo indirizzo email e hai indicato che desideri ricevere notifiche, riceverai una comunicazione a riguardo.
Accedi al portale della cittadinanza, scheda "Voglio rappresentare".
È necessario indicare il tipo di rappresentanza (generale, organo e procedure), la capacità e la validità della procura (maggiori informazioni in Che cos'è una rappresentanza o una procura? >>Tipologie di procure).
Da qui possiamo avere due situazioni:
- Se disponiamo di documentazione che avalla la rappresentazione, deve essere allegata, l'amministrazione esaminerà e deciderà se la rappresentazione è valida o meno.
- Se non disponiamo di documentazione che avalli la rappresentanza, possiamo creare la rappresentanza senza e poi, il delegato (persona che ci conferisce i poteri) dovrà accettarla esplicitamente.
Successivamente premi "Registrati" e apparirà una schermata con tutti i dati che ti chiederà se vuoi confermare o annullare la registrazione.
Se si preme conferma verrà scaricata una prova pdf della registrazione e appariranno i dettagli della stessa, dove è indicato:
- che la rappresentazione è in attesa di convalida (nel caso in cui alleghiamo documentazione)
- che la rappresentazione è in attesa di accettazione (nel caso in cui non alleghiamo documentazione)
Se hai indicato la tua e-mail e indicato di voler ricevere comunicazioni, riceverai una comunicazione quando la rappresentazione sarà convalidata o, se verrà definitivamente negata.
In relazione ad una specifica rappresentazione si possono scaricare due tipologie di ricevute, sia ricercando la rappresentazione dalla scheda “Home” sia dalla scheda “Consultazione e Gestione” ed accedendo alla visualizzazione di dettaglio della stessa e premendo il tasto “Azioni” pulsante:
Prova della domanda: è una ricevuta che viene generata automaticamente al momento dell'invio della richiesta al sistema e riporta i dati della richiesta effettuata. Tale documento può però essere recuperato anche dal dettaglio della rappresentanza premendo il pulsante "Azioni" > "Giustivazione della registrazione".
Giustificazione della rappresentazione : è un report che raccoglie tutte le informazioni relative ad una specifica rappresentazione, compreso il suo ciclo di vita e quindi il suo stato attuale, e che può essere generato quando si visualizzano i dettagli di una rappresentazione premendo il tasto “Azioni” > “Esporta in pulsante pdf".
SÌ. Secondo le argomentazioni che verranno presentate di seguito, le persone giuridiche sarebbero obbligate a rilasciare e gestire le procure in formato elettronico.
Il conferimento della procura non è un procedimento amministrativo ma la capacità di agire nel procedimento amministrativo, presupposto per agire.
Se consideriamo l'articolo 14 della LPAC, "Diritto e obbligo di relazionarsi elettronicamente con le Pubbliche Amministrazioni" (sistematicamente collocato nella Legge nel titolo II "Sull'attività delle Pubbliche Amministrazioni" capitolo I "Regolamenti generali sulle azioni"), emerge è disomogenea la formulazione relativa ai rapporti delle persone fisiche e giuridiche con l'Amministrazione.
L'articolo menziona la possibilità delle persone fisiche di relazionarsi per via telematica o meno con le Pubbliche Amministrazioni e, tra questi rapporti, oltre al procedimento amministrativo, indica espressamente la comunicazione con l'Amministrazione. Al comma 2 si precisa, invece, che per le persone giuridiche sussiste l'obbligo di relazionarsi per via telematica con le pubbliche amministrazioni per lo svolgimento di ogni atto di un procedimento amministrativo.
Pertanto, per le persone giuridiche il rapporto amministrativo si riferisce a formalità di un procedimento amministrativo e per le persone fisiche si ritiene che tale rapporto possa costituire una mera comunicazione.
Data questa discrepanza, questo articolo non rientra nel Titolo IV delle disposizioni sulla procedura amministrativa comune e che, inoltre, la volontà del legislatore con le leggi 39 e 40 è di far avanzare l'attuazione dell'amministrazione elettronica, viene fatta un'interpretazione sistematica secondo lo spirito della norma e il trattamento elettronico è considerato obbligatorio per alcuni gruppi, tra cui persone giuridiche.
Representa non richiede di sottoscrivere con certificato digitale la richiesta di registrazione al portale del cittadino perché vige quanto previsto dall'art.11.1 della Legge 39/2015, quindi è sufficiente l'identificazione effettuata con VALID e completare la registrazione cliccando sul pulsante "Registrati", che permette di registrare la volontà del comparente (e la favorisce poiché semplifica la procedura).
Se si desidera registrare una rappresentanza e allegare documentazione che la accredita, deve trattarsi di " qualsiasi mezzo giuridicamente valido che lasci prova attendibile della sua esistenza " (articolo 5.4 della legge 39/2015, del 1 ottobre, della procedura amministrativa comune delle pubbliche amministrazioni , LPACAP).
Sono accettati solo documenti notarili o documenti privati verificati da qualsiasi altro notaio perché sono gli unici che soddisfano i requisiti della LPACAP. In generale sono esclusi altri documenti come, ad esempio, scansioni prive di elementi di autenticità o fotografie (maggiori informazioni alla fine di questa sezione).
Una volta completato il processo di richiesta di registrazione con la documentazione allegata, la tua richiesta rimane nello stato "In attesa di convalida" e la consulenza legale della nostra società analizzerà se il documento accredita in modo affidabile la rappresentanza:
- Se si tratta di un documento ammesso e l'organo consultivo preposto al trattamento lo valuta positivamente, la rappresentazione verrà incorporata nella Representa e lo stato cambierà in “Valido”.
- Se invece la relazione è sfavorevole perché il documento non è ricevibile o si apprezza la mancanza o insufficienza dell'autorizzazione, sarà necessaria la modifica. Avrai 10 giorni di tempo per fornire nuova documentazione altrimenti la tua domanda verrà respinta (lo stato cambierà in “Rifiutata”).
Altre questioni pratiche da evidenziare relative alla registrazione delle rappresentazioni:
- Se sei tu a conferire il potere di rappresentanza a qualcun altro ("voglio che mi rappresenti") puoi conferire una rappresentanza senza allegare alcun documento (rappresentanza apud acta ); dovrai attendere che il rappresentante accetti la rappresentanza. Si consiglia di preferire utilizzare questa richiesta di registrazione perché è più veloce e semplice da gestire.
- Potete fornire una fotocopia di un documento? Le fotocopie non sono mezzi giuridicamente validi per certificare le rappresentazioni, né sono documenti firmati tra privati.
Tuttavia, se si vuole registrare una rappresentanza per agire davanti ad una determinata Amministrazione o per svolgere una determinata procedura davanti ad un'Amministrazione (poteri di tipo B e C), l'accettazione e la sufficienza della documentazione dipende dai criteri della società di consulenza che la verifica. .
- In determinate occasioni e per determinate procedure, possono essere considerate mezzo attendibile (a valutazione del consulente legale che effettua la convalida) l'iscrizione nel registro delle associazioni o simili, riferita alla rappresentanza.
- Se il documento notarile fornito non presenta il CSV (Secure Verification Code), si ricorda che deve trattarsi di un documento elettronico originale o di una copia autentica, fornita da un ufficio di assistenza alla registrazione.
- Finché non è operativa l'integrazione con altri Registri Telematici delle Procure, è possibile allegare i Certificati di Iscrizione alla PROCURA se hanno sufficienti informazioni sulla rappresentanza.
- Puoi anche fornire un certificato rilasciato dal Registro Mercantile con un CSV.
- Non sei obbligato a registrare la rappresentanza presso Representa. La registrazione accelera il trattamento elettronico quando agisci per conto di qualcun altro perché ti risparmi di dover giustificare ogni volta la qualità di rappresentanza.
Per questo motivo è sconsigliato registrarsi a Representa se si intende effettuare una sola procedura.
- Nonostante i cambiamenti nel formato del libro di famiglia, si è soliti accompagnarlo come documento attestante la rappresentanza. In tal caso, deve essere una copia autentica o disporre di un CSV che consenta di verificarne l'autenticità.
La piattaforma controlla che non ci siano rappresentazioni corrispondenti tra due persone, impedendone la creazione. In questo modo, se creiamo una rappresentazione che corrisponde completamente o parzialmente nell'ambito e/o nel tempo con un'altra, appare questo messaggio di errore e la generazione non è consentita.
Quindi, ad esempio, se abbiamo una rappresentanza in cui NIF 1234567A conferisce poteri generali a NIF 1122334455B nel corso del 2023, non possiamo crearne un'altra per un'Agenzia specifica o una procedura specifica, ad esempio, nel mese di settembre 2023, dato che la rappresentanza dell'organismo/procedura è già incluso nel generale.
Il servizio Representa invia una e-mail quando viene effettuato un cambiamento di status nella rappresentanza, purché l'e-mail sia riportata al momento della resa della rappresentazione e l'invio delle comunicazioni sia autorizzato sia da chi conferisce i poteri (potere di procuratore) e da chi riceve procure (rappresentanti)
In questo modo, ogni volta viene inviata una email:
- alto
- revoca
- dimissioni
- convalida di una rappresentazione in attesa di convalida (indica che è stata registrata)
- rifiuto di una rappresentanza in attesa di convalida
- accettazione di una rappresentanza in attesa di accettazione (indica che è stata registrata)
- annullamento
Nel caso in cui una rappresentanza scada:
- avviso di scadenza 1 mese prima
- avviso di scadenza tra 1 settimana
- scadenza
Quando una rappresentazione è in attesa di accettazione, viene inviata un'e-mail:
- avviso in attesa di accettazione 1 settimana dopo
- avviso in attesa di accettazione 1 mese dopo
