Pots trobar l'enllaç d'accés al servei dels diferents organismes usuaris de Representa a la FAQ Organismes donats d'alta a Representa.
L’accés al portal per a la gestió de representacions es realitza a través del servei d'integració d'identitats "VÀLid" de l'AOC. A través d'aquest servei, pots identificar-te amb idCAT Mòbil. Cl@ve, idCAT Certificat o qualsevol altre certificat digital.
Accedeix al portal de la ciutadania (l'enllaç de cada portal el trobaràs al web de cada organisme usuari del servei), pestanya “Vull que em representi” i introdueix les dades del representant:
Llavors indica quin tipus de representació desitges: General, a Un Organisme o a Tràmits i totes les dades necessàries de la mateixa: Capacitat i Vigència. (Més informació a Què és una representació o un apoderament?>> Tipus d'apoderaments). En el cas de les representacions a un organisme concret o a tràmits, caldrà indicar l’Organisme i en el darrer cas també el tràmit.
Abans d'inscriure la representació apareixerà una pantalla per confirmar si les dades són correctes o cancel·lar l'acció.
Si prems confirmar, apareixeran els detalls de la mateixa, on indica que la representació queda com a “Pendent d’acceptació” i caldrà que el representant l’accepti explícitament per tal de ser “Vàlida”
Si has indicat el teu correu-e i has indicat que vols rebre avisos, rebràs una comunicació al respecte.
Accedeix al portal de la ciutadania, pestanya “Vull representar”.
Cal indicar el tipus de representació (general, organisme i a tràmits), la capacitat i la vigència del poder (més informació a Què és una representació o un apoderament? >>Tipus d'apoderaments).
A partir d’aquí podem tenir dues situacions:
- Si tenim documentació que refrendi la representació, caldrà adjuntar-la, l’administració revisarà i decidirà si la representació és vàlida o no. El termini que té l'administració per validar la representació és de 90 dies.
- Si no tenim documentació que refrendi la representació, podem crear la representació sense i llavors, el poderdant (persona que ens atorga els poders) l’haurà d’acceptar explícitament.
Llavors prem “Inscriu” i apareixerà una pantalla amb totes les dades demanant si es vol confirmar o cancel·lar la inscripció.
Si prems confirmar, es descarrega un justificant en pdf de la inscripció i apareixeran els detalls de la mateixa, on s’indica:
- que la representació està pendent de validar (en el cas que adjuntem documentació)
- que la representació està pendent d’acceptar (en el cas que no adjuntem documentació)
Si has indicat el teu correu-e i/o telèfon i has indicat que vols rebre avisos, rebràs una comunicació quan la representació hagi estat validada o bé, si finalment es denegada.
En relació a una representació concreta, es poden descarregar dos tipus de justificants, tot cercant la representació des de la pestanya "Inici" o bé, des de la pestanya de "Consulta i Gestió" i accedint a la vista detall de la mateixa i prement el botó "Accions":
Justificant de sol·licitud: és un justificant que es genera automàticament quan es tramet la sol·licitud al sistema i informa sobre les dades de la sol·licitud efectuada. Aquest document però, també es pot recuperar des del detall de la representació prement el botó “Accions” > “Justificant inscripció”.
Justificant de representació: és un informe que recull tota la informació relativa a una representació concreta, incloent el seu el cicle de vida i per tant, l'estat actual de la mateixa, i que es pot generar quan es visualitzen els detalls d’una representació prement el botó “Accions” > “Exportar a pdf”.
Sí. Segons els arguments que s’exposaran a continuació, les persones jurídiques estarien obligades a fer i gestionar apoderaments en electrònic.
Atorgar un apoderament no és un procediment administratiu sinó la capacitat d’obrar en el procediment administratiu, un requisit previ per actuar.
Si ens fixem en l’article 14 de la LPAC, “Dret i obligació de relacionar-se electrònicament amb les Administracions Públiques” (ubicat sistemàticament a la Llei en el títol II “De l’activitat de les Administracions Públiques” capítol I “Normes generals d’actuació”), hi ha una redacció dispar respecte a relació de les persones físiques i jurídiques amb l’Administració.
L’article menciona la possibilitat de les persones físiques de relacionar-se electrònicament o no amb les Administracions públiques i, entre aquestes relacions, a més del procediment administratiu, expressament indica la comunicació amb l’Administració. En canvi, en el punt 2 especifica que per a les persones jurídiques hi ha obligació de relacionar-se electrònicament amb les administracions públiques per a dur a terme qualsevol tràmit d’un procediment administratiu.
Per tant, per a les persones jurídiques la relació administrativa fa referència a tràmits d’un procediment administratiu i per a les físiques es considera que aquesta relació pot ser una mera comunicació.
Tenint en compte aquesta discrepància, que aquest article no està dins del Títol IV de les disposicions sobre el procediment administratiu comú i que, a més, la voluntat del legislador amb les lleis 39 i 40 és avançar en la implantació de l’administració electrònica, es fa una interpretació sistemàtica d’acord amb l’esperit de la norma i es considera obligatòria la tramitació electrònica per a determinats col·lectius, entre ells les persones jurídiques.
Representa no requereix signar amb certificat digital la sol·licitud d’inscripció procedent del portal de ciutadà perquè és d’aplicació el previst a l’art.11.1 de la Llei 39/2015, de manera que n’hi ha prou amb la identificació realitzada amb VALID i finalitzar la inscripció clicant al botó “Inscriu”, que permet deixar constància de la voluntat de la persona compareixent (i l’afavoreix en tant que simplifica el tràmit).
Si vols inscriure una representació i adjuntar documentació que l’acredita, aquesta ha de ser “qualsevol mitjà vàlid en Dret que deixi constància fidedigna de la seva existència” (article 5.4 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques, LPACAP).
Només s’admeten documents notarials o documents privats verificats per qualsevol altre fedatari públic perquè són els únics que reuneixen els requisits de la LPACAP. Amb caràcter general, queden exclosos altres documents com, per exemple, escanejos sense elements d’autenticitat o fotografies (més informació al final d’aquest apartat).
Quan finalitzes el procés de sol·licitud d’inscripció amb documentació adjunta, la teva petició queda en estat “Pendent de validació” i l’assessoria jurídica de l’organisme analitzarà si el document acredita de manera fidedigna la representació:
- Si és un document admès i l’assessoria competent en la tramitació el valora de forma positiva, la representació s’incorporarà al Representa i canviarà l’estat a “Vàlida”.
- Si, per contra, l’informe és desfavorable perquè el document no és admissible o s’aprecia una falta o insuficiència d’autorització, es requerirà a l’esmena. Tindràs 10 dies per aportar nova documentació o bé, es desestimarà la teva sol·licitud (canviarà l’estat a “Denegada”).
Altres qüestions pràctiques a destacar relatives a la inscripció de les representacions:
- Si ets la persona que otorga el poder de representació alguna altra ("vull que em representi") pots atorgar una representació sense adjuntar cap document (representació apud acta); hauràs d’esperar a que la persona representant accepti la representació. Es recomana utilitzar preferiblement aquesta sol·licitud d’inscripció perquè és més ràpida i senzilla de gestionar.
- Pots aportar una fotocòpia d’un document? Les fotocòpies no són mitjans vàlids en dret per acreditar les representacions, tampoc els documents signats entre particulars.
No obstant, si vols inscriure una representació per actuar davant una Administració concreta o per realitzar un tràmit concret davant una Administració (poders tipus B i C), l’acceptació i suficiència de la documentació depèn del criteri de l’assessoria que la comprova.
- En determinades ocasions i per a determinats tràmits, les inscripcions al registre d’associacions o anàlegs, referents a la representació, poden considerar-se mitjans fidedignes (a valoració de l’assessoria jurídica que realitza la validació).
- Si el document notarial aportat no té el CSV (codi segur de verificació), tingues en compte que ha de ser un document original electrònic o bé una còpia autèntica, proporcionada per una oficina d’assistència en matèria de registre.
- Mentre no estigui operativa la integració amb altres Registres electrònics d’apoderaments, pots adjuntar Certificats d’inscripció a APODERA si tenen informació suficient sobre la representació.
- També es pot aportar un certificat expedit pel Registre Mercantil amb un CSV.
- No estàs obligat a inscriure la representació a Representa. La inscripció agilitza la tramitació electrònica quan actues en nom d’algú altre perquè t’estalvies justificar la capacitat de representació cada vegada.
Per això, no és recomanable inscriure’s al Representa si només realitzaràs un únic tràmit.
- Tot i els canvis en el format del llibre de família, és habitual acompanyar-lo com a document acreditatiu de la representació. De ser el cas, ha de ser una còpia autèntica o tenir un CSV que permeti comprovar l’autenticitat.
La plataforma comprova que no hi hagi representacions coincidents entre dues persones, impedint la seva creació. D’aquesta manera, si creem una representació que coincideix totalment o parcialment en àmbit i/o temps amb una altra, surt aquest missatge d’error i no es permet la generació.
Així per exemple, si tenim una representació en que el NIF 1234567A atorga poders generals al NIF 1122334455B durant el 2023, no podem crear-ne una altra a un Organisme concret o tràmit específic, per exemple, durant el setembre del 2023, donat que la de l’organisme/tràmit ja està englobada en la general.
El servei Representa envia un correu-e i/o SMS quan es realitza un canvi d’estat en la representació, sempre que en la realització de la representació s’informi del correu-e i/o telèfon i s’autoritzi l’enviament de comunicacions tant de qui dona els poders (poderdant) i de qui rep els poders (representants)
D’aquesta manera, s’envia un correu-e i/o SMS cada cop que es realitza:
- alta
- revocació
- renúncia
- validació d’una representació pendent de validació (indica que s’ha donat d’alta)
- denegació d’una representació pendent de validació
- acceptació d’una representació pendent d’acceptació (indica que s’ha donat d’alta)
- anul·lació
En el cas que una representació caduqui, s'envia un avís de caducitat:
- 1 mes abans
- 1 setmana
- en el moment de la caducitat
Quan una representació queda en pendent d'acceptació, s'envia un correu-e:
- 1 setmana després
- 1 mes després