Você pode encontrar o link de acesso ao serviço para as diferentes entidades usuárias do Representa nas Perguntas frequentes sobre inscrições inscritas no Representa.
O acesso ao portal de gestão de representações é feito através do serviço de integração de identidades “VÀLid” da AOC. Através deste serviço, você pode se identificar com idCAT Mobile. Cl@ve, Certificado idCAT ou qualquer outro certificado digital.
Aceda ao portal do cidadão (encontra o link de cada portal no site de cada entidade que utiliza o serviço), clique no separador “Quero ser representado” e insira os dados do representante:
Em seguida indique que tipo de representação deseja: Geral, um Organismo ou Procedimentos e todos os dados necessários da mesma: Capacidade e Validade. (Mais informações em O que é representação ou procuração? >> Tipos de procurações). No caso de representações a um órgão ou procedimentos específicos, será necessário indicar o Órgão e neste último caso também o procedimento.
Antes de cadastrar a representação, aparecerá uma tela para confirmar se os dados estão corretos ou cancelar a ação.
Se clicar em confirmar, aparecerá o detalhe da mesma, onde indica que a representação permanece como “Pendente de aceitação” e será necessário que o representante a aceite explicitamente para que seja “Válida”
Se você forneceu seu endereço de e-mail e indicou que deseja receber notificações, receberá uma comunicação sobre isso.
Acesse o portal da cidadania, aba “Quero representar”.
É necessário indicar o tipo de representação (geral, órgão e procedimentos), a capacidade e validade da procuração (mais informações em O que é representação ou procuração? >>Tipos de procurações).
A partir daqui podemos ter duas situações:
- Se tivermos documentação que endosse a representação, ela deverá ser anexada, a administração analisará e decidirá se a representação é válida ou não.
- Caso não tenhamos documentação que endosse a representação, podemos criar a representação sem e então, o procurador (pessoa que nos confere os poderes) terá que aceitá-la explicitamente.
Em seguida pressione “Cadastre-se” e aparecerá uma tela com todos os dados perguntando se deseja confirmar ou cancelar o cadastro.
Se clicar em confirmar, será baixado um pdf do comprovante de inscrição e aparecerão os dados da mesma, onde está indicado:
- que a representação está pendente de validação (caso anexemos documentação)
- que a representação está pendente de aceitação (caso não anexemos documentação)
Se você indicou seu e-mail e indicou que deseja receber notificações, receberá uma comunicação quando a representação for validada ou, se for definitivamente negada.
Em relação a uma representação específica, podem ser baixados dois tipos de recibos, seja pesquisando a representação na aba “Home” ou na aba “Consulta e Gestão” e acessando a visualização detalhada da mesma e pressionando o botão “Ações” botão:
Comprovante de aplicação: é um recibo que é gerado automaticamente quando a solicitação é enviada ao sistema e informa os dados da solicitação realizada. No entanto, este documento também pode ser recuperado a partir dos detalhes da representação pressionando o botão “Ações” > “Justificativa de inscrição”.
Justificativa de representação : é um relatório que coleta todas as informações relacionadas a uma representação específica, incluindo seu ciclo de vida e portanto seu estado atual, e que pode ser gerado ao visualizar os detalhes de uma representação pressionando o botão “Ações” > “Exportar para botão pdf”.
Sim. De acordo com os argumentos que serão apresentados a seguir, as pessoas jurídicas estariam obrigadas a confeccionar e administrar procurações em meio eletrônico.
A outorga de procuração não constitui procedimento administrativo, mas sim a faculdade de atuar no procedimento administrativo, pré-requisito para atuação.
Se olharmos para o artigo 14.º da LPAC, “Direito e obrigação de relacionar-se electronicamente com as Administrações Públicas” (sistematicamente localizado na Lei no título II “Da actividade das Administrações Públicas” capítulo I “Regulamento de acções gerais”), existe existe uma formulação díspar no que respeita à relação das pessoas singulares e colectivas com a Administração.
O artigo menciona a possibilidade de as pessoas singulares se relacionarem eletronicamente ou não com as Administrações Públicas e, entre essas relações, além do procedimento administrativo, indica expressamente a comunicação com a Administração. Por outro lado, no ponto 2 especifica que para as pessoas colectivas existe a obrigação de se relacionarem electronicamente com as administrações públicas para a realização de qualquer procedimento de procedimento administrativo.
Portanto, para pessoas jurídicas a relação administrativa refere-se a formalidades de um procedimento administrativo e para pessoas físicas considera-se que esta relação pode ser uma mera comunicação.
Dada esta discrepância, que este artigo não está dentro do Título IV das disposições relativas ao procedimento administrativo comum e que, além disso, a vontade do legislador com as leis 39 e 40 é avançar na implementação da administração eletrônica, é feita uma interpretação sistemática de acordo com o espírito da norma e o processamento eletrônico é considerado obrigatório para determinados grupos, incluindo entidades legais.
Representa não exige a assinatura com certificado digital do pedido de registo no portal do cidadão porque se aplica o disposto no art.11.1 da Lei 39/2015, pelo que basta a identificação feita com VALID e completar o registo clicando no botão “Registar”, o que permite registrar a vontade do comparecimento (e o favorece, pois simplifica o procedimento).
Caso pretenda registar uma representação e anexar documentação que a credencia, esta deverá ser “ qualquer meio juridicamente válido que deixe provas fidedignas da sua existência ” (artigo 5.4 da Lei 39/2015, de 1 de outubro, de procedimento administrativo comum das administrações públicas , LPACAP).
Somente serão aceitos documentos notariais ou particulares verificados por qualquer outro notário público, pois são os únicos que atendem aos requisitos da LPACAP. Em geral, ficam excluídos outros documentos como, por exemplo, digitalizações sem elementos de autenticidade ou fotografias (mais informações no final desta seção).
Ao concluir o processo de solicitação de registro com a documentação anexa, sua solicitação permanecerá no status “Pendente de validação” e a assessoria jurídica da nós analisará se o documento credencia de forma confiável a representação:
- Caso seja um documento admitido e o órgão consultivo responsável pelo processamento o avalie positivamente, a representação será incorporada ao Representa e o status passará para “Válido”.
- Se, por outro lado, o relatório for desfavorável porque o documento não é admissível ou se constata falta ou insuficiência de autorização, será necessária a alteração. Você terá 10 dias para fornecer nova documentação ou sua solicitação será rejeitada (o status mudará para “Negado”).
Outras questões práticas a destacar relativas ao registo de representações:
- Se for você quem concede o poder de representação a outra pessoa (“Quero que me represente”) poderá conceder representação sem anexar qualquer documento (representação apud acta ); você terá que esperar que o representante aceite a representação. Recomenda-se que você prefira utilizar esta solicitação de registro porque é mais rápida e fácil de gerenciar.
- Você pode fornecer uma fotocópia de um documento? As fotocópias não são meios legalmente válidos de certificação de representações, nem os documentos são assinados entre indivíduos.
Porém, caso pretenda registar uma representação para atuar perante uma determinada Administração ou para realizar um procedimento específico perante uma Administração (poderes do tipo B e C), a aceitação e suficiência da documentação depende dos critérios da consultoria que a verifica. .
- Em determinadas ocasiões e para determinados procedimentos, as inscrições em registo de associações ou similares, referentes à representação, podem ser consideradas meios fiáveis (na avaliação da consultoria jurídica que efetua a validação).
- Caso o documento notarial fornecido não possua o CSV (Código de Verificação Seguro), observe que deverá ser documento eletrônico original ou cópia autêntica, fornecida por órgão auxiliar de registro.
- Enquanto não estiver operacional a integração com outros Cadastros Eletrônicos de Procurações, poderá anexar Certidões de Registro às PROCURAÇÕES caso possuam informações suficientes sobre a representação.
- Você também pode fornecer um certificado emitido pelo Registro Mercantil com um CSV.
- Você não é obrigado a registrar a representação em Representa. O registro agiliza o processamento eletrônico quando você atua em nome de outra pessoa, pois evita ter que justificar a cada vez a capacidade de representação.
Por este motivo, não é recomendado se cadastrar no Representa se você realizar apenas um único procedimento.
- Apesar das alterações no formato do livro de família, é habitual acompanhá-lo como documento que atesta a representação. Nesse caso, deve ser uma cópia autêntica ou ter um CSV que permita verificar a autenticidade.
A plataforma verifica se não existem representações correspondentes entre duas pessoas, impedindo a sua criação. Desta forma, se criarmos uma representação que corresponda total ou parcialmente em escopo e/ou tempo com outra, esta mensagem de erro aparece e a geração não é permitida.
Assim por exemplo, se tivermos uma representação em que o NIF 1234567A confere poderes gerais ao NIF 1122334455B durante o ano de 2023, não podemos criar outra para uma determinada Agência ou procedimento específico, por exemplo, durante o mês de setembro de 2023, dado que o do órgão/procedimento já está incluído no geral.
O serviço Representa envia um e-mail quando é efetuada uma mudança de estatuto na representação, desde que o e-mail seja comunicado no momento da representação e seja autorizado o envio de comunicações tanto da pessoa que confere os poderes (poder de procurador) e de quem recebe procurações (representantes)
Dessa forma, um e-mail é enviado a cada vez:
- alto
- revogação
- renúncia
- validação de uma representação pendente de validação (indica que foi registrada)
- negação de uma representação pendente de validação
- aceitação de uma representação pendente de aceitação (indica que foi registrada)
- anulação
No caso de uma representação expirar:
- aviso de vencimento 1 mês antes
- aviso de expiração em 1 semana
- termo
Quando uma representação está pendente de aceitação, um email é enviado:
- aviso pendente de aceitação 1 semana depois
- aviso pendente de aceitação 1 mês depois
