Sowohl der Vollmachtgeber (Vollmachtgeber) als auch der Vollmachtsempfänger (Vertreter) können die Vollmacht jederzeit widerrufen.
Im Falle des Auftraggebers können Sie über den Reiter „Beratung und Verwaltung“ die Vertretungen suchen, in denen Sie als Auftraggeber eingetragen sind und diese löschen bzw. widerrufen.
Im Falle des Vertreters können Sie vom „Home“-Bildschirm aus nach allen Vertretungen suchen, in denen Sie als solche aufgeführt sind:
- Ermächtigung und gleichzeitige Aufhebung
- Repräsentieren und gleichzeitig darauf verzichten
Wenn Darstellungen ohne angehängte Dokumentation erstellt werden, verbleiben sie im Status „Ausstehend zur Annahme“:
- Wenn es vom Vollmachtgeber (der die Vollmacht erteilt) erstellt wurde, muss es vom Vertreter (der die Vollmacht erhält und im Namen des Vollmachtgebers handelt) angenommen werden.
- Wenn es vom Vertreter (der die Vollmacht erhält und im Namen des Vollmachtgebers handelt) erstellt wurde, muss es vom Vollmachtgeber (der die Vollmacht erteilt) angenommen werden.
Daher bleiben Vertretungsanträge ohne beigefügte Unterlagen stets bis zur Annahme durch die andere Partei, also denjenigen, die den Antrag nicht gestellt hat, bestehen.
Diese Gegenpartei, welche die Vertretung annehmen muss, kann dies auf zwei Arten tun:
- Persönlich: indem Sie zu einer beliebigen Verwaltung gehen, die den Dienst Representa nutzt, wo ein Beamter Ihr Anliegen bearbeiten kann.
- Online: über das Staatsbürgerschaftsportal des Dienstes Representa.
In diesem zweiten Fall muss die Person auf das Bürgerportal zugreifen, sich mit den dafür gültigen Mechanismen authentifizieren und auf der Registerkarte „Home“ nach den Darstellungen suchen, die als „Ausstehend zur Annahme“ aufgeführt sind.
Beim Aufrufen der Daten erscheinen diese im Status „Ausstehend zur Annahme“ und durch Drücken der Schaltfläche „Akzeptieren“ erhalten Sie ab diesem Moment den Status „Gültig“.
Es hängt vom Einzelfall ab.
Falls der Anmeldung Unterlagen zur Validierung beiliegen, ist dies nicht notwendig. Sobald die Registrierung erfolgt ist, wird sie von einem öffentlichen Mitarbeiter in der Rolle des Validierers bestätigt oder abgelehnt und abhängig davon als gültig betrachtet und entweder in Kraft gesetzt oder abgelehnt. Denn es wird davon ausgegangen, dass der Vertreter in einer früheren Handlung bereits seiner Vertretung zugestimmt hat.
Falls der Registrierung keine zu validierenden Unterlagen beigefügt sind, muss die andere Partei (die Person, die die Anfrage nicht gestellt hat) diese ausdrücklich akzeptieren.
Wenn die Person, die die Vertretung anmeldet, auch die Vollmacht erteilt und die E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer der Person angibt, die die Vertretung übernehmen soll, wird dieser per E-Mail und/oder SMS über die Ernennung informiert und dieser wird dieser mit einer kurzen Erläuterung dieses Umstands sowie den Informationen zur Annahme der Ernennung informiert. Bei mangelndem Interesse kann der Vertreter von der Stelle zurücktreten.
Wenn es andersherum ist, funktioniert es genauso. Handelt es sich bei der Person, die die Vertretung anmeldet, um den Vertreter, und sind keine Unterlagen beigefügt, wird die Vertretung ebenfalls als annahmebefristet angelegt. Sofern die E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer der Person, die die Vollmacht übernehmen soll, angegeben ist, wird dieser per E-Mail und/oder SMS über die Ernennung informiert, dieser Umstand kurz erläutert und er erhält die Information, diese anzunehmen. Besteht seitens des Auftraggebers kein Interesse, kann dieser auf die Vertretung verzichten.
Im gleichen Sinne können Sie Benachrichtigungen jederzeit abonnieren oder abbestellen.
Um Ihre Vertretungen einzusehen, sehen Sie nach dem Zugriff auf das Portal auf der Startseite unter Ihren Daten „Meine Vertretungen“, die Liste der Personen, bei denen Sie Vertretungen haben, entweder als Vollmachtserteilender oder als Vollmachtsempfänger. Wenn Sie darauf klicken, können Sie den Inhalt sehen.
Der Dienst Representa versendet, sofern bei der Durchführung der Vertretung und der Zusendung von Mitteilungen des Vollmachtgebers (Vollmachtgebers) und des Vollmachtsempfängers (Vertreter) die E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer angegeben wird, bei jeder Änderung des Vertretungsstatus eine Benachrichtigung per E-Mail und/oder Telefon.
Auf diese Weise wird jedes Mal eine E-Mail und/oder SMS versendet:
- hoch (gibt an, ob die Darstellung den Status „Ausstehend zur Annahme“ oder „Ausstehend zur Validierung“ hat)
- Widerruf
- Rücktritt
- Validierung einer Darstellung, die noch validiert werden muss (zeigt an, dass sie registriert wurde)
- Ablehnung einer Vertretung bis zur Validierung
- Annahme einer Darstellung bis zur Annahme (zeigt an, dass sie registriert wurde)
- Stornierung einer Vertretung (wird von der Verwaltung durchgeführt, wenn darin ein Fehler festgestellt wird oder wenn seit der Vertretungsanfrage 40 Tage vergangen sind und diese vom Vertreter nicht angenommen wurde)
Und für den Fall, dass eine Vertretung erlischt, wird eine Ablaufmitteilung verschickt:
- 1 Monat vorher
- 1 Woche vorher
- zum Zeitpunkt des Ablaufs
Wenn eine Darstellung auf die Annahme wartet, wird eine Benachrichtigung gesendet:
- 1 Woche später
- 1 Monat später